Отправить заявление по факсу

Как правильно: «отправить факс» или «отправить по факсу документ»?

Полагаю, что верны оба варианта. Просто отправка документа — это частный случай передачи информации факсом. Ведь можно факсом отправить и письмо и визитку. Да мало ли что еще. Так что, не вижу ошибки в обоих вариантах, если речь идет конкретно об отправке документа.

У слова «факс» имеется не одно, а несколько значений. Исходя из них и из ситуации нужно смотреть, какой вариант верен, а какой нет. И в каких эпизодах. 1.Факсом можно называть соответствующий вид телефонной связи. Либо аппаратуру, обеспечивающую эту связь. С точки зрения этого значения, вряд ли будет грамотно говорить: «Сейчас я тебе факс отправлю», собираясь отправляясь факсимильное сообщение. Собеседник может подумать, что организовываем ему посылку, в которую упакуем имеющийся у нас аппарат, и пошлём этот аппарат ему по почте. И, наверное, он испытает определённое разочарование, получив вместо обещанного аппарата бумажку. Поэтому в случае отсутствия дополнительных разъяснений, рекомендуется говорить: «Сейчас я тебе факсом (или по факсу) кое-что отправлю». 2.Но семантика слова «факс» такова, что у него имеется и другое значение, обозначающее само факсимильное сообщение. Таким образом, если собеседник представляет, какое из значений мы имеем в виду, то можно (для упрощения) сказать не «отправлю по факсу документ», а просто «отправлю факс». Никаких разночтений не может произойти, если оба участника диалога о факсе знают, что будет потом. Ответ: несмотря на то, что выражение «отправить факс» представляет собой более разговорный вариант громоздкого: «отправить документ посредством факсимильного аппарата», он является очень распространённым; и, как не представляющий никакой лексической угрозы для языка, признаётся правильным.

Заявление об увольнении, отправленное почтой или по факсу

Вот что пишет журнал «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 4.

Вопрос: Работник, находясь в ежегодном отпуске, написал заявление об увольнении по собственному желанию.

Затем по факсу выслал заявление об отзыве заявления об увольнении. Можно ли принять заявление, присланное по факсу?

Ответ: Согласно ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. Предупредить работодателя об увольнении работник может не только в период работы, но и в период нахождения в отпуске и временной нетрудоспособности. Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по форме заявления и допускает направление такового даже по почте. При этом до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любой форме и в любое время отозвать свое заявление.

Таким образом, если факсимильное извещение об отзыве заявления об увольнении по собственному желанию от работника получено в указанные сроки, то увольнение не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Т.В.Шадрина, редактор журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Известно, однако, что однозначно суды признают подлинно написанными заявления, заверенные нотариусом. Заявление, высланное факсом, может не быть принято судом в качестве доказательства письменного обращения к работодателю.

В соответствии со статьей 80 Трудового кодекса Российской Федерации работник имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию.

Для этого ему необходимо действовать в следующем порядке:
1. Работник должен предупредить работодателя о своем желании уволиться по собственному желанию за две недели (статья 80 Трудового кодекса РФ) либо за три дня (статья 71 Трудового кодекса РФ). При этом течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
2. Свое желание об увольнении работник должен выразить в письменном виде.

Работник извещает о своем желании уволиться в письменном виде и передает заявление в Организацию, поэтому заявление об увольнении составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается лицу, отвечающему за прием входящей корреспонденции (секретарь), второй экземпляр заявления, на котором ответственный за прием корреспонденции ставит отметку о принятии заявления (входящий номер и дата), остается у работника. Заявление с отметкой Организации является доказательством уведомления работником руководителя об увольнении по собственному желанию.

Может ли сотрудник отправить заявление об увольнении по факсу?

Вопрос-ответ по теме

Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребёнком, уехала в Ханты-Мансийск и хочет устроиться там на работу, сможет приехать в родное село только в декабре. Позвонила в отдел кадров, сообщила об этом и хочет прислать заявление об увольнении по факсу и чтобы мы её рассчитали и выслали ей трудовую книжку и приказы на подпись по почте. Возможно ли это? Спасибо.

Работница, не увольняясь и не прерывая отпуска по уходу за ребенком, может устроится на другую работу по совместительству. В этом случае у нее сохраняется право на получение пособия по уходу за ребенком, компенсации (в размере 50 рублей), а также на получение заработной платы за работу по совместительству. При этом следует соблюдать ограничения по работе по совместительству установленные ст. 284 ТК РФ (в части продолжительности рабочего времени по совместительству- не более 0,5 ставки). Об этом: Можно ли принять на работу по совместительству сотрудницу, которая находится в отпуске по уходу за ребенком по основному месту работы

В период отпуска по уходу работница может уволиться по своей инициативе. При этом заявление об увольнении она должна подписать собственноручно, как вариант, она может направить Вам удостоверенную телеграмму с просьбой об увольнении и направлении трудовой книжки по указанному работницей адресу.

В части факсимильного заявления обращаем внимание, что есть примеры судебной практики, когда такое увольнение в судебном порядке признавалось неправомерным. Копия (в том числе факсимильная) заявления не позволяет установить его подлинность и подтвердить, кем заявление было подписано фактически. В случае спорной ситуации для проведения экспертизы требуется именно оригинал документа.

Таким образом, увольнение по собственному желанию на основании копии заявления может быть признано незаконным.

Мы рассказывали ранее о сроке хранения заявлений работников в материале по ссылке.

Правомерность позиции подтверждает:

Редко, но встречаются судебные решения, признающие допустимым увольнение по факсимильной копии, если работодателю доподлинно известно намерение работника прекратить трудовые отношения. Но мы не рекомендуем рисковать. Удостоверенная телеграмма снимает все риски с подтверждением личного волеизъявления работника.

Электронная форма заявления направленная по электронной почте, может быть основанием для увольнения только при наличии у работника цифровой электронной подписи и проставлении ее на электронном заявлении.

Если в день увольнения работницы на работе будет отсутствовать, то приказ остается без ее подписи об ознакомлении. На приказе так можно и указать: что на день увольнения работница находилась в отпуске по уходу за ребенком, на работе в день увольнения не появилась. В связи с чем она не ознакомлена с приказом. Также можно сделать отметку о направлении работнице копии приказа вместе с трудовой книжкой по ее заявлению (удостоверенной телеграмме).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Работник имеет право уволиться по собственному желанию и в период своего отсутствия на работе, например, находясь на больничном или в отпуске. При этом дата увольнения может быть раньше даты окончания его отпуска, болезни. Статья 80 Трудового кодекса РФ этого не запрещает. Ограничения на увольнение сотрудника во время болезни или отпуска распространяются только на случаи увольнения по инициативе администрации. Об этом говорится в статье 81 Трудового кодекса РФ. Правомерность такой позиции подтверждают специалисты Роструда в письме от 5 сентября 2006 г. № 1551-6. Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения Самарского областного суда от 26 февраля 2014 г. № 33-2137/14, Московского городского суда от 30 января 2014 г. № 33-5629, Московского областного суда от 25 сентября 2012 г. № 33-18061.

Поэтому если работник подал заявление об увольнении, но в день истечения срока предупреждения об увольнении находится на больничном или в отпуске и при этом заявление об отзыве не подавал, то у работодателя отсутствуют основания сдвигать дату увольнения по собственной инициативе (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 15 марта 2013 г. № 33-674/2013). Трудовой договор необходимо расторгнуть в день, указанный в заявлении, и направить работнику в общем случае извещение об увольнении с просьбой получить трудовую книжку и окончательный расчет.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Популярные вопросы

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 23.08.2016

1. Ситуация: Может ли работник уволиться по собственному желанию в период болезни или отпуска
2. Судебная практика: Работодатель уволил сотрудника на основании заявления, направленного по факсу

Если сотрудник хочет уволиться, то он должен предупредить об этом работодателя в письменной форме. Конкретный способ передачи заявления законодательством не установлен, что позволяет сотруднику выбрать его самостоятельно: принести лично, отправить по почте или послать телеграмму.

В случае с факсимильными заявлениями судебная практика неоднородна. Суды признают такие заявления как допустимое основание для расторжения договора, если работодателю доподлинно известно, что намерение прекратить трудовой договор исходило именно от сотрудника. Например, сотрудник направил заявление со своего домашнего факса или при свидетелях подтвердил свое намерение уволиться. Если же по присланному факсу невозможно установить отправителя и у работодателя не будет других доказательств, подтверждающих желание сотрудника прекратить трудовые отношения, то увольнение, вероятнее всего, признают неправомерным.

Внимание! Во избежание спорной ситуации при получении заявления факсом необходимо убедиться, что его написал сам сотрудник. Например, можно при свидетелях связаться с сотрудником по телефону и уточнить интересующий вопрос. Кроме того, рекомендуется попросить сотрудника продублировать свое заявление, направив его почтой или подав лично. Можно использовать и другие способы: послать сотруднику телеграмму с просьбой подтвердить подачу заявления или отправить по домашнему адресу представителя организации.

Правомерность позиции подтверждают:

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Отправить заявление по факсу

Desert Liminal — Gauze Cave

Sounds like: Cat Power, John Maus

What’s so good?

Desert Liminal sent us this song via SubmitHub saying it’s «an abstract song channeling the emotions that followed my dad’s death.» «Gauze Cave» is droning, dark, and hypnotizing while also lending itself to haunting ambient pop. Sarah Jane Quillin of Desert Liminal focuses her grief into the intoxicating song — a song that is downright unforgettable. Find out more about Desert Liminal via Facebook.

2. Find more music on Indie Shuffle’s Indie Music Blog.

Отправка заявления по факсу

Отправил заявление в ЗАГС по факсу — но работники Загса утверждают что заявления они по факсу не принимают, а только при личном посещении или почтой.

1 ответ на вопрос от юристов 9111.ru

Только личная явка с предъявлением паспорта при подаче заявления.

Жалоба в прокуратуру

В соответствии с положениями действующего закона № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации», принятом 17 января 1992 года, каждый гражданин может обратиться в правоохранительные органы для защиты своих прав и прекращения неправомерных действий третьих лиц (предпринимателей, государственных чиновников и т. д.). Чтобы реализовать такую возможность, потерпевший обязан иметь неопровержимые доказательства нарушений со стороны обвиняемых им лиц, что будет являться основанием для рассмотрения жалобы и последующего принятия решения.

Обратиться в прокуратуру необходимо по месту регистрации или фактического проживания. Это можно сделать:

1. На личном приеме.
2. Воспользоваться ящиком «Для обращений и заявлений».
3. Почтовой связью.
4. По факсу, если на сайте выбранного подразделения указан номер для факсимильной связи.
5. Через интернет-приемную.

Независимо от того, какой способ подачи жалобы будет выбран потерпевшим, он должен помнить о недопустимости злоупотребления правом на обращение в правоохранительные структуры, за что предусмотрена юридическая ответственность.

На личном приеме

В правоохранительных органах личный прием осуществляют уполномоченные сотрудники (как правило, дежурные прокуроры), которые обязаны рассматривать заявления от частных лиц, что не исключает возможность участия представителей других подразделений, если это необходимо для изучения сложившейся ситуации. При этом отдельные категории граждан пользуются первоочередным правом на посещение, если это касается случаев, предусмотренных действующим законом (такая возможность предоставлена ветеранам Великой Отечественной Войны, инвалидам, беременным женщинам, посетителям с несовершеннолетними детьми).

Гражданин вправе обратиться в структурное подразделение своего федерального округа, руководствуясь информацией, размещенной на странице сайта https://www.genproc.gov.ru/contacts/map/?DISTR=&SUBJ=. Здесь он найдет актуальные данные о графике приема уполномоченных сотрудников и порядке осуществления предварительной записи. Так, к примеру, в Москве прием граждан проводится по адресу: площадь Крестьянской Заставы, дом 1 в рабочие дни с 9.00 до 18.00, а в пятницу – до 16.45 (обеденный перерыв с 13.00 до 13.45) без предварительной записи в порядке живой очереди.

На приеме гражданин в обязательном порядке должен предъявить удостоверение личности, и в случае необходимости передать правильно оформленный документ представления, который наделяет его правом представлять интересы потерпевшего (если тот не может или не хочет лично общаться с сотрудниками правоохранительных органов).

Содержание устного заявления вносится в книгу регистрации или в специальную базу и если изложенные факты не требуют дополнительного изучения и проверки, то, с согласия посетителя, ему может быть дан ответ в устной форме (также могут быть даны разъяснения положений действующего законодательства).

Если предоставленной информации недостаточно для принятия решения или нет возможности понять, в чем состоит суть вопроса, то прокурор, осуществляющий личный прием, вправе предложить восполнить недостающие сведения и разъяснить, как должно подаваться заявление.

Помимо устного описания ситуации, посетитель может подать документ, составленный в письменном виде. На нем ставится отметка, указывающая на источник получения («с личного приема»), после чего он регистрируется и принимается к рассмотрению на общих основаниях.

В ящик «Для обращений и заявлений»

Для подачи претензии можно воспользоваться специальным ящиком, который установлен в приемной или в другом удобном для посетителей месте.

В виду того, что подать такое заявление можно только в письменном виде, для составления документа можно руководствоваться образцом:

Выемка корреспонденции, поступивший в такой ящик, осуществляется один раз в день. На ней ставится отметка «Из ящика для обращений и заявлений» с указанием даты выемки. Если документ составлен с соблюдением требований действующего законодательства, то он подлежит обязательной регистрации, после чего осуществляется изучение и анализ обозначенных фактов по существу.

Почтовой связью

Для того, чтобы пожаловаться на противоправные действия третьих лиц, не обязательно лично подавать составленный документ. С этой целью можно воспользоваться почтовой связью, направив письмо с соблюдением требований действующего законодательства.

Чтобы обратиться в прокуратуру субъекта федерации, можно воспользоваться информацией, размещенной на странице https://www.genproc.gov.ru/contacts/map/?DISTR=&SUBJ=, где можно найти точный почтовый адрес подразделения. Достаточно выбрать свой федеральный округ и субъект, чтобы узнать, куда следует направлять письмо с жалобой и как отследить, что оно было получено.

При использовании почтовой связи лучше отдать предпочтение заказной корреспонденции, по которой можно получить уведомление о вручении. В конверт можно вложить не только составленную в письменном виде претензию, а и другие материалы и документы, которые могут быть использованы в ходе рассмотрения дела для подтверждения фактов, приведенных заявителем.

В качестве доказательства, что отправитель направил свою претензию в прокуратуру через почту России, ему будет выдана квитанция, с помощью которой он сможет разыскать письмо, если оно не дойдет до адресата.

Через интернет-приемную

У каждого регионального подразделения есть свой персональный интернет-ресурс, где представлена контактная информация и сведения о результатах рассмотрения заявлений граждан. Чтобы воспользоваться интернет-приемной следует перейти на региональный сайт, что можно сделать через сайт Генеральной прокуратуры www.genproc.gov.ru или через любую поисковую систему в Интернете.

После того, как пользователь ознакомится с представленной информацией, даст разрешение на обработку своих персональных данных и выберет форму, в которой он хочет получить ответ по итогам рассмотрения своего дела (в письменной или электронной форме), он может приступать к заполнению онлайн жалобы, для чего придется указать сведения такого характера:

• получатель, которого следует выбрать из предложенных вариантов (к примеру, Бабушкинская межрайонная прокуратура);
• тема, которая максимально точно описывает суть претензии (защита прав субъектов предпринимательской деятельности, борьба с коррупцией, уведомление об экстремизме и т. д.);
• юридический статус заявителя (физическое или юридическое лицо);
• контактные данные: ФИО, телефон, адрес электронного ящика, полный почтовый адрес;
• текст сообщения, в котором следует сжато описать, что стало причиной для направления жалобы. Важно точно указать участников инцидента и все обстоятельства, чтобы у рассматривающего прокурора было достаточно информации для принятия решения.

Поля, обозначенные «*», обязательны к заполнению. Но если потерпевший решит выбрать в качестве способа доставки ответа электронную почту, то ему можно будет не указывать свой почтовый адрес и наоборот.

Если у потерпевшего есть достоверное подтверждение фактов, которые он изложил в своем сообщении, то их можно приложить в виде электронных документов, воспользовавшись опцией «Прикрепить файл».

После того, как будет правильно введен контрольный код (несколько цифр, что необходимо для защиты от спама), следует нажать кнопку «Отправить», после чего заполненная форма будет принята системой (об этом будет свидетельствовать соответствующее уведомление), либо пользователю будет предложено корректно указать недостающую информацию, из-за чего заявление не может быть принято в работу.

Несмотря на то, что электронные формы интернет-приемных других субъектов РФ могут иметь разную структуру и вид, при их заполнении пользователи указывают одни и те же сведения и свои контактные данные.

Чтобы отправить жалобу по почте, факсу или передать на личном приеме дежурному прокурору, ее следует составить в письменном виде, придерживаясь определенных правил и рекомендаций, которые регламентированы законом о порядке рассмотрения заявлений граждан.

Если в тексте содержится ссылка на контент, видео, аудиозапись или любой другой информационный файл (в том числе хранилище файлов), то они будут изучены только при условии, что потерпевший кратко изложил, в чем состоит суть его претензии.

Если содержание документа свидетельствует о непосредственном вмешательстве заявителя в компетенцию правоохранительных органов, то такая претензия останется без рассмотрения. Об этом он будет уведомлен соответствующим мотивированным сообщением, которое будет направлено в течение 7-ми дней на указанный в тексте адрес.

Об основных нюансах составления официальных жалоб читайте в статье «Как правильно написать жалобу»

Порядок рассмотрения

В соответствии с положениями действующего законодательства, жалоба останется без ответа, если:

• ее текст не поддается прочтению (в этом случае заявление не подлежит перенаправлению в другие государственные органы). О невозможности ознакомиться с написанным текстом автор будет уведомлен в 7-дневный срок, если удастся прочитать написанный адрес и ФИО;
• заявитель признан недееспособным по причине наличия психического заболевания, о чем имеется соответствующее решение суда;
• содержание жалобы лишено смысла;
• в тексте содержатся оскорбительные или нецензурные выражения, а также угрозы личного характера;
• анонимные жалобы за исключением случаев, предусмотренных законом (если заявитель сообщает о фактах коррупции, террористической деятельности и т. д.);
• для этого придется раскрыть государственную тайну или сведения, которые подлежат защите и не предназначены для публичного использования. В этом случае, несмотря на то, что претензия будет рассмотрена по существу, заявитель не будет проинформирован о принятом решении.

Зарегистрированный документ может рассматриваться в течение 30-ти дней, если его содержание не противоречит требованиям закона, а решение вопроса находится в компетенции правоохранительных органов (в противном случае претензия должна быть перенаправлена в другое подразделение или государственный орган). Для более предметного изучения вопроса (например, когда изначально отведенного для этого времени не хватило для получения ответов на направленные запросы), срок рассмотрения жалобы может быть продлен еще на 30 дней при условии своевременного информирования ее автора об изменении срока принятия окончательного решения.

Видео: жалоба в прокуратуру на отряд ППС

Законодательная база

Чтобы пожаловаться в органы прокуратуры, можно опираться на такие законодательные акты:

1. ФЗ «О прокуратуре Российской Федерации» №2202-1-Ф от 17.01.1992г. (ред. от 29.07.2017).
2. ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» №59-ФЗ от 02.05.2006г.
3. Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры РФ №45 от 30.01.2013г.
4. Гражданский Кодекс РФ №14-ФЗ от 26.01.1996г. (ред. от 28.03.2017).
5. Уголовный Кодекс РФ №63-ФЗ от 13.06.1996г. (ред. от 18.07.2017).

Дужурные юристы

УФМС, или управление федеральной миграционной службы, является органом исполнительной власти, ответственным за проведение…

Деятельность следователя связана с расследованием преступлений. Круг обязанностей этого юриста чрезвычайно широкий: он…

Поводом написать жалобу в государственную жилищную инспекцию (ГЖИ) по месту проживания может стать…

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

Д оказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма.

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

Заключать ли договор «по факсу»?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

• сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;
• а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Факсимильные документы

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:

• факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
• в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.

Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности. Но, по утверждению заказчика, оставшаяся часть задолженности им уже была погашена путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику в АКБ «СБС-АГРО». Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Подрядчик своим письмом информировал заказчика о том, что его счет в АКБ «СБС-АГРО» не является оперативным с 17.08.1998 г., а также дал указание оплатить выставленные счета на счет в иностранном банке. Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа 1998 г.: отметку факса об отправлении «Aug 28 1:54 PM» и отметку аппарата заказчика о получении факса «Aug 28 1:55 PM». Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: журнал регистрации входящих факсов и документов заказчиком велся нерегулярно (о чем свидетельствует приобщенная к делу копия журнала) и в нем не значатся многие полученные факсы, а не только спорное факсимильное письмо подрядчика. В результате МКАС при ТПП РФ счел доказанной задолженность заказчика в сумме, указанной в исковом заявлении.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу 1 (см. Пример 1). Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать по крайней мере в отношении наиболее важных из них. Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание. А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду.

Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.

Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи. В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки (приемки) сообщений между интересующими номерами факсов.

Документы, переданные по электронной почте

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

• удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.);
• защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
• идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью 2 . И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.

ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа по системе «Клиент-Сбербанк» для перечисления денежных средств со своего расчетного счета. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.

Если случаи и порядок использования ЭЦП на уровне федерального законодательства установлены ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то порядка использования иных аналогов собственноручной подписи не предусмотрено. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями». Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике. Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере.

Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов подписи технологически выполняют те же функции (причем достаточно успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т.д.), однако для признания подписываемых ими электронных сообщений равнозначными письменным документам требуется еще как минимум предварительное согласие сторон.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

• наличия согласия другой стороны или
• наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Это едва ли можно признать правильным. Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами?

Практические рекомендации

Во избежание споров следует:

• прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами;
• отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.

В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Приведем примеры возможных формулировок условий договора, предусматривающих обмен документами, передаваемыми по факсимильной и электронной связи:

3.1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств:

а) факсимильной связи с обязательным подтверждением получения в тот же день путем возврата копии запроса с пометкой «получено» и указанием даты получения и подписью лица, принявшего запрос (подписи уполномоченных представителей сторон в такой переписке имеют силу собственноручных);

б) по электронной почте с обязательным подтверждением получения в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

3.2. Сообщения направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

а) в адрес ООО «Букирон» по тел./факсу (495) 457-89-45 и по e-mail [email protected];

б) в адрес ЗАО «Принтсервис» по тел./факсам (4487) 33-87-91, 33-87-11 и по e-mail [email protected]

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты и/или по телефонным номерам, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3.3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления факсимильного сообщения или сообщения электронной почты.

3.4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

4.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц. Подписи уполномоченных представителей сторон на документах, переданных по факсимильной связи, имеют силу собственноручных.

Документы направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными лицами и обмена подписанными экземплярами.

Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

По желанию одной из Сторон копия настоящего Договора может быть оформлена на бумажном носителе, заверена подписями и печатями Сторон.

В случае возникновения спора между сторонами о некорректности электронной цифровой подписи (в том числе компрометации электронной цифровой подписи) или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет сторона, сделавшая подобное заявление.

Если вы планируете долгосрочные деловые отношения с партнером, то желательно заключить с ним отдельное соглашение об организации электронного документооборота между вами. Обмен сообщениями по указанным в нем электронным адресам / телефонным номерам факсов будет рассматриваться как обмен документами, направленными и полученными уполномоченными лицами с соблюдением всех необходимых требований и в надлежащей форме. Эти соглашения должны быть заключены на бумаге и скреплены собственноручной подписью уполномоченных лиц. Зафиксированные в них договоренности нельзя будет оспорить; это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или отправленных по электронной почте с соблюдением прописанной в соглашении процедуры.

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

Обратите внимание: иногда документ отправляют только по факсу (как это сделали с письмом в ОАО «ОмскЭнерго» из Примера 1), но часто для оперативности сначала документ направляют по факсу, а потом в бумажном виде по почте (данный вариант действий зафиксирован в отношении заказ-наряда в ООО «ЭКО»). Вернуться назад

Правда, есть одно ограничение: документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.Вернуться назад