Нормат.регулир.ДОУ
1. Нормативно-методическая база делопроизводства 5
2. Нормативное регулирование ДОУ 12
Библиографический список 19
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:
— правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;
— обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Таким образом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.
Наряду с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашли отражения в законодательных актах.
Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.
1.Нормативно-методическая база делопроизводства.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.).
Рис.1 Структура нормативно-правовой базы делопроизводства
В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. » (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [https://base.garant.ru/12148555/].
Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
— законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
— правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие
— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
— государственные стандарты на документацию;
— унифицированные системы документации;
— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
— государственную систему документационного обеспечения управления.
— основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
— нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
— нормативные документы по организации архивного хранения документов.
В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.
Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.
Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.
Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:
1. Государственная система документационного обеспечения управления.
2. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.
Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, агентствах, службах.
Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации (см. ниже).
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
от 22.10.2004 № 125-ФЗ [https://base.garant.ru/12137300/] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действует ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.
«ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72.
Требования ГОСТ Р 6.30–2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.[https://www.norm-load.ru/SNiP/Data1/11/11596/index.htm].
В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30–2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-рапорядительной документации (нет выбора!), то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30–97.[https://www.consultant.ru/popular/techreg/].
Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки.
Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.
2. Нормативное регулирование ДОУ
Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.
Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.
Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.).
Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом – правилами составления и оформления документов.
Основные положения по документированию управленческой
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
Управленческая документация. Требования к управленческому документу.
Управленческая документация на сегодня представляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.
Управленческий документ — это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.
Ученые документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.
Приведем эти требования.
1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.
2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.
3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко,
4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.
5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.
6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.
7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.
8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.
9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.
В дополнение к сказанному назовем еще одно требование, которому должен отвечать управленческий документ, управленческая документация в целом. Речь идет о требовании, вытекающем из характерных черт, свойственных данному виду документов. Это стабильность ее формальных признаков, устойчивость форм документов, жесткость фиксации расположения реквизитов. Названные черты обусловлены самой природой управления (иерархичность организаций, должностных лиц, разделение труда, однотипность и повторяемость действий и т.д.) и целевым назначением документов, предопределяющим их содержание и форму. Отсюда – образование документов определенного вида (приказ, письмо, протокол и др.) и возможность унификации и стандартизации не только
отдельных элементов документов, но и документных систем.
Соответствие документа требованиям унификации и стандартизации, к которым потерян интерес в последние годы, мы считаем необходимым дополнением к числу названных выше требований.
Основные требования к оформлению документов
1. Виды документов и их функции
На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:
– на организационно-распорядительные (управленческие);
– по личному составу;
– научно-технические и т. д.
По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:
– приказы, распоряжения, инструкции;
– анкеты, справки, стандарты и т. д.
По способу фиксации информации. :
– письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);
– фото- и кинодокументы.
Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.
Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют:
Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы:
– документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).
По юридической силе документы подразделяют:
– подлинные – это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом);
– копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица);
По срокам исполнения документы классифицируются:
– на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);
По срокам хранения:
– временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет)
По степени обязательности:
– директивно-обязательные – для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
– информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации
По степени унификации:
– индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа);
– типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений);
– трафаретные – имеют заранее напечатанные текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;
– унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица – постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении.
Виды управленческой документации. Общие требования к составлению и оформлению документов
ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1. Понятие и классификация документов. Общие правила оформления документов.
2. Характеристика и правила оформления и составления организационно-распорядительных документов.
3. Характеристика и правила оформления и составления информационно-справочных документов.
1. Понятие и классификация документов. Общие правила оформления документов.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Основные функции документов:
- Информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
- Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
- Коммуникативная(документы являются средством обмена информацией);
- Правовая(документ может являться письменным доказательством в суде);
Общая схема классификации документов
Документы, функционирующие в сфере управления делятся:
Организационные документы: устав, структура, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностная инструкция.
Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, решение.
По личному составу: приказ, личное дело, заявление, трудовая книжка, характеристика и др.
2. По форме: индивидуальные, типовые, трафаретные.
3. По содержанию: простые, сложные.
4. По происхождению: официальные, личные.
5. По срокам исполнения: срочные, несрочные.
6. По срокам хранения: постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет.
7. По виду оформления: подлинные, копии, выписки и дубликаты.
8.По средствам фиксации: рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотодокументы.
9.По гласности: секретные ( дсп, сов.секретно, конфиденциально), несекретные.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.
Формуляр — образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа.
Он устанавливает формат, размеры полей, расположение постоянных и переменных 30 реквизитов (по ГОСТу) Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. К обязательным реквизитам — относятся прежде всего постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом и образуют официальный бланк документа.
Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.
Для организации установлены следующие виды бланков документов:
бланк конкретного вида документа:
Бланки могут иметь как продольное так и угловое расположение реквизитов.
Бланки документов должны иметь поля:
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
Служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможности двоякого понимания текста.
В зависимости от количества затронутых в них вопросов документы делятся на простые и сложные. Простые, содержащие один вопрос, легче обрабатываются. При составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.
Текст документа делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не больше двух-трех предложений, с абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков.
Тексты сложных, больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.
Тексты документов на бланках территориальных учреждений системы Банка России печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows размером № 12 или 14 через интервал 1,5.
^ 2. Характеристика и правила оформления и составления организационно-распорядительных документов.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, обязательным для исполнения всеми работниками.
Приказы по основной деятельности бывают двух видов.
Приказы “во исполнение” издаются когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их исполнение в текущей деятельности предприятия.
Инициативным приказом по основной деятельности оформляются решения руководителя по поводу:
-организации работы предприятия и структурных подразделений;
-планирования и отчетности;
Основные этапы подготовки приказа:
—инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения); проект приказа готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов.
—сбор и анализ информации по вопросу: изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации; выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;
—составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий;
—оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание,
-доведение распорядительного документа до исполнителя.
Проекты приказов готовят и несут ответственность за качество подготовки:
— руководители структурных подразделений;
Оформление проекта приказа осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления окончательного варианта документа. Если проект распорядительного документа должен пройти сложную процедуру согласования, он первоначально оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект»
Обязательным является согласование проекта:
— с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа, либо лицом, его замещающим;
— с руководителем структурного подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте приказа;
— с руководителем делопроизводственной службы;
— с руководителем юридической службы;
— с бухгалтерией (по вопросам финансовой деятельности).
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
-наименование организации-автора (для учреждений и организаций) в случае прямого подчинения указывается наименование вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии — полное);
-название вида документа (ПРИКАЗ);
-место составления или издания;
-заголовок к тексту;
-визы или гриф согласования.
Заголовок к тексту оформляется по центру документа через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “место составления или издания” от границы левого поля или печатается на бланке. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога “о”, отвечает на вопрос “О чем?”, формулируется с помощью отглагольного существительного (“О создании…”, “Об утверждении…”) и может состоять, как правило, из 3-5 слов, напечатанных через один интервал. Заголовок приказа необходим:
- для его регистрации и поиска
- для облегчения восприятия текста приказа.
Правило: сначала составляется, редактируется, “шлифуется” текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.
Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей — констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть содержит обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога “Для…” или со сложных отыменных предлогов “В связи. ” , “С целью…”, которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:
“Для организации подготовки и открытия филиала…”,
“С целью привлечения дополнительных средств…”,
“В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…”
Следует помнить, что предлог “В целях…” до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка..
Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами “Для…”, “В связи….”, “С целью…” и т.п.
Оборот “На основании вышеизложенного…” является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.
^ В приказе, изданном “во исполнение”, констатирующая часть начинается с предлогов “В соответствии…”, “На основании…”, “В связи…”, “Во исполнение…”, содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:
“В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2002 № 870 “О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…”
Завершается констатирующая часть словом “ПРИКАЗЫВАЮ:”, которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.
Составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.
Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать — с какого срока (или на какой срок). Например:
“Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2000г.”,
“Внести с 1 июня 2002г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия”
Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому — что сделать — когда (к какому сроку). Например:
“Коммерческому директору С.Ф. Васильеву разработать положение об отделе маркетинга к 25.06.2002”;
“Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 2002г.”
В случае необходимости руководитель делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу.
“Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора А.К. Симонова”
Архаичные обороты типа: “Контроль за исполнением приказа оставляю за собой” при формулировании пункта о контроле не допускаются.
Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.
Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 34-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, ее расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:
(личная подпись) И.П. Васильев
(личная подпись) И.Г.Зверев
Грифы согласования оформляются по образцу:
налоговой инспекции №33
(личная подпись) И.О.Волков
(личная подпись) П.С.Павлов
Распоряжение — правовой акт издаваемый руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также издают заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.
Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают также руководители предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.
3 ^ .Характеристика и правила оформления и составления справочно-информационных документов .
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей могут равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях, деловых встречах.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол — фиксирует обсуждающиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол — фиксирует не только обсуждающиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания и позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Стенографический протокол — составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса выработку решения по нему.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дата, номер документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту или на обычных листах формата А4.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации при угловом расположении реквизитов от границы левого поля, а при продольном — по центру документа.
Дата оформляется цифровым способом (01.05.2002) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Датой протокола является дата заседания, а не дата подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату его окончания (например:20-22.10.2003; 20.12.2003-23.12.2003). В протоколах общих собраний акционеров дату рекомендуется приводить буквенно-цифровым способом: 20-21 марта 2003г.
Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года .
В реквизите “Место заседания” указывается город, где состоялось заседание.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления. Заголовок оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “Место заседания”.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется одинаково для всех видов протокола.
Вводная часть содержит информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕННЫЕ, с указанием фамилий, инициалов, а при необходимости — должностей присутствующих и приглашенных в именительном падеже. При большом количестве участников совещания (более 15 человек) составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. В протоколе делается отметка: Список участников прилагается.
Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал, после 16 ударов от левого поля на ПК.
В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.
Слова ^ ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются, как и предыдущие элементы вводной части, от левой крайней границы документа (нулевого положения табулятора), после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня располагаются по степени сложности, важности и в порядке обсуждения и нумеруются. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов “о” и “об”, нумеруются арабскими цифрами и оформляются с красной строки. Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности в родительном падеже.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку “Разное” в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допустима.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участниками заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка : Повестка дня прилагается.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня по каждому вопросу по схеме СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВЛИ (РЕШИЛИ), слова печатаются прописными буквами с новой строки.
Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие, затем со следующей строки указывают инициалы, фамилию докладчика в именительном падеже (наименование должности указывают в повестке дня), после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если доклад застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной пишут: “Доклад прилагается”.
Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости фамилии выступающего указывается наименование должности.
Аналогичным образом оформляются выступления участников.
Ф.И.О., должность -содержание выступления
^ Ф.И.О., должность -содержание выступления.
В части протокола, связанной с решением собрания (заседания, совещания) указывают результаты принятых решений.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных “за”, “против”, “воздержались”, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Особое мнение излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Подписи располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.
В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату протокола.
Приложения решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), в виде копий или выписок из протокола.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: “за” -5, “против” -3, “воздержались” -0 или “единогласно”. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. В протоколе общих собраний акционеров указывается также количество и процент голосующих акций.
В ходе заседания составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу прикладывается стенограмма, видео- или звукозапись, об этом делается запись после первой части протокола: “Заседание ученого совета стенографировалось”. Стенограмма прилагается”. Заседание совета директоров записывалось на видеокассету. Видеокассета прилагается”.
К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть инициативной, информационной, отчетной. Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения, сообщают о выполненной работе, сделанных выводах и предложениях.
Виды докладных записок:
— Внешняя: представляется руководителю вышестоящей организации, оформляется на общем бланке организации, при его отсутствии на стандартном листе бумаги;
— Внутренняя: создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя, преследует цель повышения эффективности деятельности организации, составляется на стандартном листе бумаги.
Обязательные реквизиты докладной записки:
— наименование организации (для внутренней наименование структурного подразделения);
— наименование вида документа;
— место составления (для внешней докладной записки);
— заголовок к тексту;
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
Первая часть: изложение фактов и событий, причины, послужившие поводом для ее написания.
Вторая часть: анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.
Третья часть: выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.
Возможно отсутствие второй части.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.
Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Предложение — служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения
Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части – конкретных предложений. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организациями.
Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в компетенции вышестоящего органа.
На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.
Реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
- документы, как правило, сопровождающие и поясняющиеосновной документ (план, отчет);
- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
— наименование структурного подразделения;
Текст объяснительные записки второй группы состоит из двух частей:
Первая: содержит факты, послужившие поводом к ее написанию.
Вторая: причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель. Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания.
Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
— название вида документа;
— заголовок к тексту;
Текст содержит следующую информацию: фамилия; имя; отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий, в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; мотивы назначения; перемещения или поощрения, должность и структурное подразделение, на которую предполагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Сдачи -приемки (работ, материальных ценностей, документов);
обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, содержат выводы, рекомендации и предложения. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссией, специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
Главная цель акта: установление фактического состояние дел и правильное отражение их в акте.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
— наименование вида документа;
— дата и номер документа;
— заголовок к тексту;
— отметка о наличии приложений;
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом “акт”, например:
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).
Текст акта состоит из двух частей:
- Вводная часть указывает основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ, с указанием его номера и даты) и кем составлен акт (председатель, члены комиссии). Начинается эта часть акта словом “Основание”, которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки без отступа от левого поля пишется слово “Составлен”, ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.
Основная часть излагает сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется, количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на отдельном листе и прилагать к акту.
Акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов:
Справки по производственным вопросам: представляются по запросу вышестоящих, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составление справок применяется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для ее составления.
Справки по запросам граждан, как правило, выдаются сотрудникам для подтверждения факта их работы в данной организации, размера зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть печатается заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: “Настоящая справка дана…”, “Настоящим подтверждается, что … действительно работает…” и т.д.
Наименование организации, в которую представляется справка, обязательно указывается в тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.) Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Обязательные реквизиты сводки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.
Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.
Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Перечень может быть самостоятельным документом или является приложением к распорядительному документу. Оформляются перечни на стандартных лицах бумаги формата А 4. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни в большинстве своем являются утвержденными документами. Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.
Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.
Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.
^ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
- ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ред. от 01.05.2000).
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33).
- Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, Москва, 2003.
- Основные правила работы архивов организаций. 2002.
- Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.93 № 5341-1 “Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”.
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (В редакции Госналогслужбы РФ Росархива от 27.06.96 с изменениями внесенными Указаниями, утвержденными Росархивом 06.10.2000).
- Правила оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 № 1239).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 № 1547-р).
12. Архивное дело. Сборник федеральных норм, Москва, 2003.
13. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
14. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) Под редакцией проф. Т.В.Кузнецовой, Москва, 2002.
15.Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов, Москва, 2003.
16. Гутгарт Р.Д. Документирование управленческой деятельности, курс лекций, Москва, ИНФРА-М, 2001.
17. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. — М.: Инфра-М, 1998.
18. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопризводству, архивному делу и основам работы на компьютере, Москва – Санкт- Петербург, «Издательский дом Герда», 2001.
19. Стенюков М.В. Делопроизводство, Конспект лекций, Москва, 2002.
20. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, Москва, 2001.