Обзор и сравнения систем электронного документооборота, отзывы о ECM/СЭД
Меня зовут Николай, работаю в ИТ-компании, занимаюсь внедрением систем электронного документооборота. Мы партнёр нескольких крупных вендоров, поэтому буду писать про разные системы, в том числе с которыми работал и с которыми свела судьба так или иначе 🙂
Веду свой блог про системы электронного документооборота, с которыми приходится сталкиваться.
15.03.2013 Электронный документооборот: практика применения.
Электронный документ, система обмена информацией, ЭЦП – с этими понятиями знакомится каждое предприятие. Как правильно подключиться к электронной системе, как работать с электронными документами и как их хранить, когда ожидается массовое внедрение счетов-фактур и как внести корректировки в существующий электронный документ? Эти и многие другие вопросы были рассмотрены в рамках онлайн-конференции, которая состоялась 15 марта 2013 года на Российском налоговом портале.
Вопросы экспертам
Да, конечно. Наша компания сможет предложить вам решение для отправки отчетов, подготовленных в 1С: Бухгалтерия в контролирующие органы, включая ФСС, ПФР и другие.
Вы сможете отправлять эти декларации, если используемая вами версия 1С формирует данные отчеты (например, 1С:Бухгалтерия 8).
Насколько нам известно, в ФНС отсутствует обязательный регламент работы с письмами, поступающими по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота, тип которого «02. Документооборот по осуществлению письменных обращений абонентов в налоговые органы» (см. справочник СКДО). Хотя на совещаниях в ФНС и его региональных управлениях постоянно говорится о том, что с такими письмами необходимо работать. Поэтому ситуация в различных инспекциях складывается по-разному, в зависимости от решения руководителя территориального налогового органа. В одних инспекциях с такими письмами работают, в других на них почти не обращают внимание. Если же вы лично сдаете письмо, то в соответствии с действующим в ФНС регламентом инспекция обязана его принять и ответить в установленные сроки.
Достаточно трудно говорить за действие налоговых органов. В настоящее время действуют приказы ФНС, которые регулируют процедуры обращений налогоплательщиков в инспекции.
Целесообразно исходить из нормативных Актов. Например, сейчас утвержден порядок направления Решения инспекции налогоплательщику в электронном виде по ТКС, и многие инспекции активно пользуются взаимодействием с налогоплательщиком в электронном форме. Целесообразно данный вопрос направить в конкретную инспекцию.
При приобретении ключей электронной подписи в сертификате открытого ключа всегда указывается срок действия этого сертификата. Обычно удостоверяющие центры предоставляют сертификаты сроком на 1 год. Поэтому через год необходимо менять ключи ЭП. Почему через год? Таковы требования, предъявляемые к уровню защищенности ключей. В основном они связаны с трудоемкостью их подбора.
Да, ежегодно необходимо продлевать (получать заново) ЭЦП. В документации на СКЗИ «КриптоПро CSP», сказано «Максимальный срок действия закрытых ключей шифрования и ЭЦП – 1 год 3 месяца». Во всех УЦ срок действия ЭЦП 1 год.
Возможность «роуминга» между операторами ЭДО заложена в законодательстве, как перспективная технология. На сегодняшний день операторы ЭДО ведут работы по организации кросс-обмена, однако сегодня промышленное использование технологии невозможно. В случае если организация выступает покупателем (поставщиком) и взаимодействует с большим количеством контрагентов, использующих разных операторов ЭДО, целесообразно внедрение специализированного хранилища электронных бухгалтерских документов, интегрированного с учетной бухгалтерской системой и несколькими операторами ЭДО. Подход обеспечит полную автоматизацию электронного обмена с контрагентами вне зависимости от обслуживающего их оператора.
Отправлять электронные документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора, возможно. Но пока это функционирует не среди всех операторов документооборота и не в массовом порядке, т.е. не для всех контрагентов другого оператора. Сейчас наиболее удобно передавать электронные документы между абонентами одного оператора документооборота.
На сегодня, как одно из решений для обмена с контрагентами, обслуживающимися у различных операторов документооборота, является приобретение услуг у нескольких ведущих операторов. Поскольку стоимость таких услуг зависит от объема документооборота, и у ведущих операторов эти стоимости примерно равны, то с финансовой точки зрения это не накладно. Далее, по мере увеличения объема документооборота с контрагентами, предлагаем рассмотреть интеграционные решения, т.е. сервисы взаимодействующие с различными операторами. Такое решение может быть предоставлено либо на основе роуминга между операторами электронного документооборота (а такие работы операторами ведутся), либо на основе реализации в таком сервисе обмена через различных операторов с единым локальным хранением электронных документов. Одним из таких решений занимается наша компания.
Имея сертификат ключа подписи, выданный доверенным УЦ ФНС России, любой клиент, вне зависимости от привязки к Оператору ЭДО, может бесплатно подключиться к нашей системе «Такском-Доклайнз» и начать принимать документы в электронном виде от контрагентов, уже подключенных к системе. Естественно, если клиент не подключен к ТКС вообще, то есть, нет возможности использовать Интернет для обмена электронными документами, он будет вынужден работать, как и прежде, исключительно на бумаге. Что касается межоператорского взаимодействия, когда клиенты системы «Такском-Доклайнз» желают обмениваться документами с контрагентами, уже работающими в системе другого оператора ЭДО, то техническая реализация данного решения сейчас идет полным ходом.
Приказ ФНС России от 05.03.2012 г. № ММВ-7-6/1[email protected]
Утверждает форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде.
Приказ ФНС России от 21.03.2012 г.№ ММВ-7-6/[email protected]
Утверждает рекомендованные XML-форматы таких первичных учетных документов, как «ТОРГ-12» и «Акта приемки-сдачи работ (услуг)».
Подразумевается, что электронные оригиналы документов в вышеуказанных форматах равноценны бумажным (заменяют бумажные) и имеют юридическую значимость, как в рамках сделок, так и при взаимодействии с налоговыми органами и судами.
В электронном виде вы сможете направлять своим партнерам, т.е. клиентам, поставщикам и филиалам, различные типы как внешних, так и внутренних документов:
• первичные учетные бухгалтерские документы, включая договоры, акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры;
• организационно-распорядительные и оправдательные документы, включая доверенности, приходные ордера, распоряжения, приказы;
• другие типы документов, сопровождающие деятельность компании, включая информационные письма, отчеты по различным направлениям и др.
Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Любые: это и первичные и учетные бухгалтерские документы: договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и организационные документы (приказы, распоряжения, регламенты, доверенности), и сопроводительные документы
(информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы).
Для физических лиц, не являющихся ИП, в настоящее время мы оказываем в основном консультационные услуги по доступу и работе на интернет-порталах, предоставляющих им услуги. Например, консультируем по пользованию электронными услугами на портале ФНС.
На сегодняшний день УЦ Такском готов предложить квалифицированный сертификат для физических лиц. Данный сертификат позволит пройти регистрацию на Портале гос. услуг и воспользоваться всеми доступными предложениями ресурса.
Да, наша компания предоставляет ключи ЭП для их использования на электронных торговых площадках, с перечнем которых Вы можете ознакомиться на нашем сайте. Кстати, наша компания предоставляет также ключи ЭП для участия в торгах на порталах государственных и ряда коммерческих торговых площадок, подачи заявок на портал Россреестра, передачи сведений в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц, использования на портале Госуслуг, на портале ФСРАР и других.
Удостоверяющий центр ООО «Такском» готов предложить вам услуги по изготовлению ЭЦП для торгов. Рекомендуем вам для начала определиться с электронной торговой площадкой, на которых вы планируете пройти регистрацию. В зависимости от получившегося списка площадок мы порекомендуем вам наиболее подходящий сертификат из линейки услуг Удостоверяющего центра. Также мы проводим соответствующее обучение https://www.taxcom.ru/training/seminar_torgi/
Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 г. № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» регламентирует и разрешает электронный обмен первичными бухгалтерскими документами без использования бумажного оригинала. В случае если организация перешла на электронный документооборот (ЭДО) счетами-фактурами, отправка бумажных документов проводится только в случае технических сбоев систем оператора ЭДО или контрагента.
Если ваше предприятие ведет с контрагентами обмен юридически значимыми документами в электронном виде, то дублировать на бумаге такие документы не обязательно. В случае необходимости представить для проверки бумажные копии таких документов, вы всегда сможете это сделать с пометками, что они являются копиями электронных документов.
Законодательство позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами, признавая их юридически значимыми, при условии, что они подписаны усиленной квалифицированной подписью (сейчас она называется электронной цифровой). Такие электронные документы имеют статус оригинала, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью. Это неоднократно подтверждают в своих письмах Минфин и ФНС России. Так что, если ваша организация выставляет и получает счета-фактуры в электронном виде, то оригиналом является электронный счет-фактура. И в этом случае дублировать ее в бумажном виде не нужно.
Вы можете не дублировать и такие первичные документы, как накладную ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ (услуг), форматы которых утверждены ФНС России.
Общие вопросы хранения первичной бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При переходе организации на ЭДО оператор не несет ответственность за хранящиеся в его инфраструктуре электронные документы, завершившие свой жизненный цикл. Таким образом, ответственность за хранение электронных документов ложится на организацию.
К примеру, электронный счет-фактура, подлежащий хранению в организации в течение регламентированного срока, подразумевает счет-фактуру в XML-формате, квитанцию от оператора ЭДО о приеме к отправке, квитанцию о доставке и электронные подписи сторон.
Хранение указанных документов целесообразно в специализированном хранилище, интегрированном с бухгалтерской учетной системой и инфраструктурой оператора (операторов) ЭДО.
В случае налоговой проверки истребованные документы могу быть отправлены в налоговый орган по ТКС (специализированный оператор) в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ в сопровождении описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в утвержденном приказом ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] формате.
Мы предлагаем интеграционное решение, когда документы хранятся на «облачном» сервере в системе Диадок, а также на вашем локальном сервере в системе «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами». В первом случае ответственность за хранение электронных документов лежит на компании, предоставляющей сервис Диадок. Как нам известно, эти данные хранятся, как минимум в трех экземплярах на надежных серверах дата центров. А во втором случае база данных с электронными документами хранится на одном из ваших компьютеров, и вы можете обеспечивать ее сохранность сами.
В случае налоговой проверки вы можете либо переслать необходимые электронные документы через вашего оператора непосредственно в налоговый орган (такая возможность уже появилась, например, в системе Диадок), либо сохранить электронные документы вместе с подтверждающими документами и электронными подписями в виде файлов для их предъявления, либо распечатать на бумаге электронные документы с пометкой, что они являются копиями электронных, и заверить их собственноручными подписями руководителя и/или главного бухгалтера и печатью.
Для второго и третьего случаев мы предлагаем использовать программное обеспечение «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющее работать с файлами электронных документов, сохраненными на диске, включая их просмотр и проверку.
В связи с тем, что организация хранения первичных документов нормативно является прерогативой налогоплательщика, программные средства компании Такском позволяют организовать этот процесс согласно предпочтениям тех или иных пользователей наших систем. Документы по умолчанию хранятся в системе Такском-Файлер в соответствии с ограничениями выбранного вами тарифного плана (в настоящий момент существующие тарифные планы таких ограничений не имеют). Кроме того, вы можете в любой момент выгрузить документы в выбранное вами место и хранить их согласно возможностям и бизнес-процессам вашей компании, например, в локальном электронном архиве или в файловых папках.
В случае истребования документов со стороны ФНС они могут быть представлены прямо в электронном виде через систему представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи, например, через систему Такском-Спринтер.
В случае выездной налоговой проверки документы могут быть представлены инспектору в вашем рабочем кабинете Такском-Файлера, или распечатаны и представлены на бумаге, или представлены в вашей учетной системе, если она обеспечивает работу с локальным архивом электронных документов. Например, такую возможность обеспечивает решение 1С-Такском. У пользователей данного решения все электронные документы хранятся в информационной базе 1С, а программные продукты 1С обеспечивают полноценную работу с ними: визуализацию, печать и т.п.
Регион, в котором находится ваша компания, не имеет решающего значения для наших абонентов при их подключении и к системе сдачи отчетности в контролирующие органы, и к системе обмена первичными электронными документами. Однако, мы при подключении рассматриваем каждый конкретный случай, поскольку на практике могут быть свои особенности.
Для подключения вам необходимо обратиться к нашему любому региональному представителю, он поможет определиться с выбором тарифного плана, и расскажет о процедуре подключения. Для нас не играет роли географическое положение потенциального клиента, поскольку у нас большая сеть представителей в каждом из регионов РФ. Чтобы найти ближайший к вам офис, обратитесь на наш сайт https://www.taxcom.ru/about/regions/Default.asp
На тему управления первичной бухгалтерской документации и ЭДО сейчас проводится очень большое количество семинаров с участием представителей ФНС, ПФР, компаний-операторов и компаний-интеграторов. Выбор конкретного семинара зависит от поставленных перед Вами целей. Если стоит вопрос о принципиальном переходе на ЭДО – лучше посещать мероприятия компаний-операторов и ФНС. Если де-факто решение уже принято, и стоит задача организации этого процесса – Вам подойдут более специализированные семинары. Их, как правило, проводят компании-интеграторы и компании-операторы ЭДО. На подобных семинарах детально разбирается опыт внедрения, рассматриваются вопросы выбора стандартов, составления внутрикорпоративных регламентов по работе с первичкой, хранения данных. Ближайший подобный семинар корпорация ЭЛАР проведет 21 марта.
Об обучающих семинарах, вебинарах и конференциях, проводимых нашей компанией или компаниями, являющимися нашими партнерами, вы можете узнать на нашем интернет-сайте www.oviont.ru.
В нашей Компании функционирует Корпоративный учебный центр. В настоящее время принять участие в программах обучения может любой желающий, после предварительной регистрации. По формам у нас есть и очные, и дистанционные программы. Календарь мероприятий и подробная информация по курсам учебного центра доступны на сайте Компании https://www.taxcom.ru/training/calendar/
С ответом на вопрос, в каком виде можно предоставить документы проверяющему лицу, предлагаю ознакомиться выше. А вот вопрос, как предварительно самому ознакомиться с электронными документами, передаваемыми проверяющему, считаю очень уместным. Обычно всю заботу по предоставлению таких электронных документов берут на себя программные системы ваших операторов документооборота. Часто, вы не имеете возможности самостоятельно просмотреть электронные документы в первичном виде, и вынуждены полностью довериться программе своего оператора. Это не всегда устраивает бухгалтеров. Поэтому программные решения нашей компании предлагают сохранять электронные документы в виде файлов, которые собственно и являются оригиналами юридически значимых электронных документов. Кроме того, мы предлагаем программу для работы с такими файлами электронных документов, с помощью которой вы можете их просматривать в исходном и печатном виде, проверять форматы файлов и электронные подписи, а также полноту и целостность комплектов файлов электронных документов, электронных подписей и подтверждающих электронных документов.
Если речь идет о счетах-фактурах, накладных и актах (всего 14 типов документов), для которых Минфином утверждены xml-форматы, то они предоставляются в налоговый орган в виде пакетов в составе:
– сам документ в утвержденном xml-формате
– подтверждение от оператора о приемке документа к отправке (содержит дату выставления документа и время)
– квитанция от контрагента о приеме документа
– электронные подписи трех сторон (отправитель, контрагент, оператор)
Истребованные документы сопровождаются описью, формат которой утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/[email protected]
Что касается самоконтроля и возможности просмотра, хранящихся юридически значимых первичных бухгалтерских документов, то в хранилище предусмотрена функция визуализации электронных документов. Найденный через учетную бухгалтерскую систему документ (подборка документов) могут быть просмотрены в привычном виде, при этом вместе с изображением на экран выведется информация о проверке электронной подписи.
Вместе с тем опись вышеуказанного формата можно применять для отправки в налоговый орган скан-копий (формат jpg или tif) документов, которые исходно были сформированы на бумаге. Отправлять такие документы в сопровождении описи в налоговый орган можно также, как и xml-документы через специализированного оператора.
Также в электронном виде можно представлять журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж. Их можно вести в электронном виде и не распечатывать по окончании налогового периода. В случае истребования налоговым органом журналов и книг необходимо их заверить электронной подписью руководителя организации (или уполномоченного на то лица) и передать в контролирующий орган.
В случае истребования документов со стороны ФНС они могут быть представлены прямо в электронном виде через систему представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи, например, через систему Такском-Спринтер.
В случае выездной налоговой проверки документы могут быть представлены инспектору в вашем рабочем кабинете Такском-Файлера, или распечатаны и представлены на бумаге, или представлены в вашей учетной системе, если она обеспечивает работу с локальным архивом электронных документов. Например, такую возможность обеспечивает решение 1С-Такском. У пользователей данного решения все электронные документы хранятся в информационной базе 1С, а программные продукты 1С обеспечивают полноценную работу с ними: поиск, визуализацию, печать и т.п.
Также вы в любой момент можете ознакомиться с содержимым электронных документов в вашем рабочем кабинете Такском-Файлера, где для этого организованы удобные средства поиска и работы с документами.
Электронный документооборот
Идейные соображения высшего порядка, а также начало повседневной работы по формированию позиции играет важную роль в формировании форм развития. Идейные соображения высшего порядка, а также укрепление и развитие структуры требуют от нас анализа позиций, занимаемых участниками в отношении поставленных задач.
Товарищи! новая модель организационной деятельности требуют от нас анализа систем массового участия. Не следует, однако забывать, что укрепление и развитие структуры играет важную роль в формировании новых предложений. Равным образом укрепление и развитие структуры позволяет выполнять важные задания по разработке систем массового участия.
Разнообразный и богатый опыт рамки и место обучения кадров позволяет выполнять важные задания по разработке соответствующий условий активизации. Не следует, однако забывать, что начало повседневной работы по формированию позиции требуют от нас анализа новых предложений. Товарищи! постоянный количественный рост и сфера нашей активности позволяет оценить значение новых предложений.
Электронный документооборот: теория и практика
Вячеслав Носевич
На практике организации широко используют сканирование бумажных документов и отправку их по электронной почте (факсу). Таким образом подписываются договоры, ведется переписка. Кроме того, некоторые организации создают, согласуют и подписывают документы в электронном виде. На вопросы о том, как правильно организовать электронный документооборот, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.
Что понимается под электронным документооборотом?
Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела .
На заметку
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде . Основной его особенностью является наличие электронно-цифровой подписи
(далее — ЭЦП).
Какие документы можно создавать и хранить в электронном виде?
Перечень данных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛНПА. Однако если в архиве организации отсутствуют установленные условия для хранения документов в электронном виде, то необходимо создавать оригиналы документов на бумажном носителе. Хранить в электронном виде при отсутствии данных условий допускается только документы, содержащиеся в соответствующем перечне. Отметим, что срок хранения таких документов составляет до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены
новыми) .
Введение электронного документооборота в организации целесообразно начать с документов временного хранения (до 10 лет включительно). Что касается документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в отношении них желательно поначалу ввести практику двойного документооборота. То есть создавать два идентичных по содержанию документа :
— на бумаге;
— в электронном виде.
Соответственно, так как основная часть документов кадрового делопроизводства имеет срок хранения более 10 лет (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении и т.д.), перевод таких документов в электронный вид на данный момент нерационален.
Обратите внимание!
Принимая решение о переходе на электронный документооборот без применения ЭЦП, необходимо обеспечить наличие программных средств, позволяющих однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ .
Как осуществляется формирование и оформление электронных дел?
Электронные дела формируются и оформляются с учетом общих правил, установленных для документов на бумажных носителях .
В организации разрабатываются схемы размещения и порядка прохождения документов в электронном виде и их проектов. Разработка данных схем осуществляется на основании номенклатуры дел организации. В ней в графе «Примечание» для документов в электронном виде делается отметка «ЭД» .
Документы в электронном виде согласно номенклатуре дел помещаются в папки — электронные дела. Имя электронного дела состоит из индекса дела и его заголовка в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, каждое электронное дело формируется за один календарный (делопроизводственный) год .
Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации .
Что такое гибридные дела?
Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе. Например, такими делами могут быть «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности» .
В гибридные дела допускается формировать документы с временным сроком хранения (до 10 лет). Соответственно, формировать в гибридные дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения недопустимо .
Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?
Документ на бумажном носителе является оригиналом. Уничтожить его можно только после истечения установленных для данного документа сроков хранения.
Оригинал документа на бумажном носителе необходимо хранить и передать в архив организации согласно установленным в организации правилам .
Из каких частей состоит электронный документ?
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде. Он состоит из двух неотъемлемых частей :
1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП;
2) особенной — это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Особенная часть заполняется по установленным правилам в регистрационно-контрольной карточке документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?
Внесение любых изменений в электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ .
Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.
Пример
Работник при помощи ЭЦП согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. В данном случае действительной будет только ЭЦП руководителя организации. Согласование проекта работником будет недействительным.
В чем особенности хранения документов в электронном виде?
Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе .
Обратите внимание!
Для хранения документов в электронном виде необходимо создать определенные условия (применять специальные средства хранения, создать установленный температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режим и др.).
Отметим, что информационные технологии в настоящее время достаточно быстро устаревают. Тем не менее документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми. Особенно это касается документов со сроком хранения более 10 лет и постоянного хранения.
Организации, которые передают документы на хранение в госархивы, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В противном случае документы необходимо будет преобразовать в требуемый формат к моменту передачи в госархив .
На заметку
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются :
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются :
— Portable Network Graphics (PNG);
— Tagged Image File Format (TIFF);
— Joint Photograph Experts Group (JPEG);
— Portable Document Format / A (PDF/A).
Необходимо помнить, что преобразование электронного документа (документа, подписанного ЭЦП) из одного формата в другой нарушает его целостность. Для решения указанной проблемы требуется повторное удостоверение подлинности данного документа, т.е. подписание документа ЭЦП архива .
На практике банки в работе используют системы дистанционного обслуживания клиентов. Можно ли их использовать для подписания кредитных договоров и дополнительных соглашений к ним?
Кредитный договор заключается в простой письменной форме. Подписание его с использованием аналога собственноручной подписи (в том числе с применением системы дистанционного обслуживания клиентов) допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон .
Например, стороны в договоре о банковском обслуживании клиента могут предусмотреть возможность подписания кредитных договоров (дополнительных соглашений к ним) с использованием дистанционного обслуживания клиентов. Однако при подписании кредитного договора таким образом в случае конфликта могут возникнуть сложности. В частности, с доказательством того, что клиент действительно подписывал данный договор.
Что такое система межведомственного документооборота (далее — СМДО) и можно ли ее использовать для обмена информацией между организациями?
СМДО — государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена электронными документами (т.е. документами с ЭЦП). СМДО может использоваться не только для обмена информацией с госорганизациями, но и для обмена информацией между субъектами хозяйствования. Для этого данные организации должны вести электронный документооборот и быть подключены к СМДО.
Справочная информация
Подробнее о порядке подключения к СМДО можно узнать на официальном сайте Национального центра электронных услуг.
Электронный документооборот в юридической практике: правовой статус, риски и судебная практика
Руководителям и специалистам юридических подразделений организаций, юрисконсультам, адвокатам-практикам
Программа мероприятия
Ключевые вопросы:
- Электронные договоры: правовое регулирование, практика заключения и юридические риски.
- Электронная цифровая подпись: сложные случаи применения.
- Заключение договора путем обмена сканами: практические рекомендации.
- Онлайн-договоры: юридические особенности подготовки и оформления.
- Электронная коммерческая переписка: проблема выбора канала, минимизация рисков.
- Электронное правосудие: новые подходы ВС РФ (ПП ВС ПФ От 26.12.2017 №57), проблемные вопросы.
- Судебная практика по спорным вопросам использования электронных документов.
В семинаре примут участие члены рабочих групп по подготовке постановлений Пленума и обзоров практики ВС РФ и ВАС РФ, адвокаты, судебно-экономические эксперты, председатели совета Фонда независимых консультантов и экспертов, юристы.
Условия участия
Регистрационный взнос за участие одного слушателя составляет – 38 200 рублей (НДС не облагается).
При участии в семинаре трех и более участников от одной организации предоставляется СКИДКА: стоимость участия одного слушателя – 34 400 рублей (НДС не облагается).
Для участия в семинаре необходимо:
- Зарегистрироваться по телефону 8 (495) 223-70-80 или на нашем сайте
- Получить счет на оплату регистрационного взноса.
- Оплатить счет и выслать копию платежного поручения на e-mail: [email protected]
- В назначении платежа обязательно указать номер счета, название семинара и ФИО участника (ов)
В случае отказа от участия в семинаре после оплаты взноса заявление об отказе необходимо прислать на e-mail: [email protected]
Задать вопрос или узнать подробности вы можете по телефону 8 (495) 223-70-80 или по e-mail: [email protected]
Место проведения
Семинар будет проходить в Московской торгово-промышленной палате
Адрес: Москва, ул.Петровка, д.15, стр.1
Проезд: станция метро «Кузнецкий мост», «Пушкинская», «Театральная».
Верховный Суд разъяснил электронный документооборот в судах
Пленум Верховного Суда РФ принял Постановление «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» .
В документе предложен четкий понятийный аппарат: даны определения таким понятиям, как «обращение в суд», «документ в электронном виде», «электронный образ документа», «электронный документ», «система автоматизации судопроизводства», а также разъяснены отличия разных типов электронной подписи и другие термины. В нем содержатся разъяснения о порядке подачи в суды документов и получении судебных извещений в электронном виде, а также о подготовке и рассмотрении дела с использованием таких документов. Кроме того, ВС РФ описал, как именно исполняются электронные судебные акты и то, в каком порядке осуществляется их направление.
Ранее партнер Адвокатского бюро «Бартолиус» Сергей Гревцов также отмечал, что после принятия документ будет активно применяться юристами: «Разъяснения выходят за рамки электронного документооборота и затрагивают в том числе такие важные вопросы, как сроки обращения в суд, судебные извещения и надлежащая форма судебного акта» .
А старший юрист Maxima Legal Максим Али сообщил, что в целом документ можно считать обзорным, так как он во многом повторяет и обобщает нормы процессуального законодательства, закрепленные в разных кодексах. Эксперт, тем не менее, отметил, что постановление может оказаться полезным для юристов, занятых в сфере разрешения споров, так как содержит в том числе такие разъяснения, которые прямо не следуют из закона.
Напомним, проект постановления рассматривался 19 декабря, и по итогам обсуждения был отправлен на доработку, после которой в него внесли ряд правок.
В частности, в п. 5 добавлено разъяснение о том, что обращение в суд может быть подано также и в виде электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью подающего его участника уголовного судопроизводства. При отсутствии у него усиленной квалифицированной электронной подписи обращение в суд может быть подано на бумажном носителе.
Из п. 13 исключено положение о том, что при исчислении срока для решения вопроса о принятии обращения в суд к производству, срока рассмотрения и разрешения дела необходимо учитывать, что днем поступления такого обращения является день направления обратившемуся в суд лицу уведомления о получении поданных в электронном виде документов.
Также из п. 14 убрано положение о том, что в случаях, предусмотренных ч. 2.1 и 7 ст. 113 ГПК РФ, ч. 1 и 6 ст. 121 АПК РФ, ч. 7–9 ст. 96 КАС РФ, лица, участвующие в деле, самостоятельно предпринимают меры для ознакомления с информацией о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия и несут риск наступления неблагоприятных последствий в результате непринятия ими таких мер после размещения данной информации судом на его официальном сайте в интернете.
Пункт 19 дополнился информацией о том, что согласие на извещение по электронной почте может быть выражено, в частности, посредством указания ее адреса в тексте обращения в суд.
По этому поводу Сергей Гревцов отмечал, что подача документов в электронном виде сэкономит время на почтовую рассылку и судебное разбирательство. «Поскольку документы стороне по делу передаются оперативно, это исключает неприятную практику отложения первого заседания из-за несвоевременного получения копии административного иска лицом, обладающим государственными или иными публичными полномочиями», – пояснил эксперт.
До отправления документа на доработку п. 21 указывал, что проект мирового соглашения (проект соглашения о примирении) может быть представлен в суд в виде электронного документа, подписанного сторонами усиленной квалифицированной электронной подписью, либо в виде электронного образа документа, содержащего графические подписи сторон, заверенного простой электронной подписью одной из них. Теперь в него добавлено, что при этом вопрос об утверждении мирового соглашения рассматривается в судебном заседании (ч. 1 и 2 ст. 173 ГПК РФ, ч. 2 ст. 141 АПК РФ, ч. 4 ст. 137 КАС РФ).