Роспотребнадзор
Роспотребнадзор
Поиск по документам
© Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Московской области, 2006-2017 г.
Если Вы не нашли необходимую информацию, попробуйте зайти на старую версию сайта
Адрес: 141014, Московская обл., г. Мытищи, ул. Семашко, д. 2
Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?
Не можем дать исчерпывающего ответа. Все профессиональное сообщество ждет соответствующих разъяснений методического характера, причем от Росархива, с которым, очевидно, согласовывался проект Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».
Но пока разъяснений и рекомендаций нет, считаем необходимым строго соблюдать действующие правила архивной работы.
Со дня создания, как предписывает новая статья 22.1 закона об архивном деле, сроки хранения документов никогда не устанавливались в отечественной архивной практике.
См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где определение срока хранения упирается в термин «архивный документ»
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное и профессиональное правило исчисления сроков хранения документов – с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела. Потому что срок собственно архивного хранения документов начинается после того, как они утратили в делопроизводстве свое оперативное управленческое значение, т.е. считаются «исполненными», завершенными.
Личные дела работников формируются по принципу досье постепенно, в течение всей трудовой деятельности и трудовых отношений с конкретным работодателем. В кадровой службе они хранятся как документы текущего кадрового делопроизводства, которые доказывают правомерность условий трудового договора, изменений и дополнений к нему, развитие карьеры, повышение квалификации и должностного уровня и т.п.
После увольнения работника его личное дело до конца календарного года остается в кадровой службе. Далее текущее оперативное хранение личных дел может осуществляться кадровой службой в течение 1-3 лет. И не позднее чем через 3 года кадровая служба должна осуществить архивно-техническую обработку и передачу личных дел уволенных сотрудников в архив организации по описи дел по личному составу (составляется годовой раздел).
На обложках личных дел уволенных в 2015 году и в соответствующей графе описи дел по личному составу за 2015 год необходимо указать крайние даты документов каждого личного дела, т.е. даты начала и окончания дела. Это – дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайние даты личного дела – даты приказов о приеме и увольнении работника (п. 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
По правилам архивной работы срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа. То есть если работник уволился в 2015 году, то срок хранения его личного дела в настоящее время должен исчисляться с 2016 года, и оно может быть выделено к уничтожению после проведения его экспертизы ценности в архиве только:
- в январе 2066 года при 50-летнем сроке хранения и
- в январе 2091 года при 75-летнем сроке хранения.
Как видите, мы предлагаем отталкиваться не от даты создания дела, а от даты его последнего документа! И аргументация здесь следующая:
- в ст. 22.1 закона об архивном деле говорится о сроке хранения не всего дела, а именно документа по личному составу;
- в личном деле их много. Датой его начала обычно является дата приказа о приеме на работу, но датой закрытия – дата приказа об увольнении. И между этими двумя датами обычно проходят годы работы человека у этого работодателя;
- есть архивное правило, по которому если в дело подшиты документы с разными сроками хранения, то все дело храним по старшему сроку!
Допустим, дата приказа о приеме на работу – 02.02.2005. Первый документ личного дела создан после 2003 года, поэтому (согласно п. 3 ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле) у него срок хранения 50 лет со дня создания.
Дата приказа об увольнении этого человека – 06.06.2015. У него (согласно той же норме закона) срок хранения тоже 50 лет. У этого документа срок хранения заканчивается позже всех, потому все дело храним по этому старшему сроку!
Только давайте не мелочиться, цепляясь за слова «со дня создания», и будем хранить не «50 лет со дня создания» документа, а 50 лет с 1 января года, следующего за годом закрытия дела = издания приказа об увольнении. Так мы привычный порядок работы сохраним и жизнь себе облегчим. Ведь в п. 3 ч. 2 ст. 22.1 используется формулировка «не менее 50 лет со дня создания», значит, больше 50 лет хранить можно.
Итак, данное личное дело будем хранить до конца 2065 года, а уничтожить его сможем начиная с января 2066 года.
Т.е. если приказы о приеме и увольнении в личном деле созданы в 2003 году или позже, то к обоим применяется одинаковый срок хранения. Тогда более старшим он окажется у приказа об увольнении. И срок хранения такого личного дела можно спокойно определять «по старой методике», подставляя в нее 50 лет хранения!
Сложнее обстоит дело, если приказ о приеме на работу создан до 2003 года, а приказ об увольнении в 2003 году или позже (например, в прошлом 2015-м). Первый тогда подпадает под часть 1 статьи 22.1 с 75-летним сроком хранения, а последний приказ – под ч. 2 ст. 22.1 с 50-летним сроком хранения. В этой ситуации срок хранения приказа о приеме на работу может оказаться старше, чем у приказа об увольнении.
Личные дела в коммерческих организациях подпадают под пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1 закона об архивном деле, которые мы здесь обстоятельно рассмотрели.
Новые правила определения срока хранения кадровых документов в законе об архивном деле для некоторых ситуаций позволяют нам дать свои рекомендации по их применению. Но мы не вправе претендовать на функцию методического регулирования отрасли, принадлежащую Росархиву, потому тоже с нетерпением ждем его разъяснений «новых правил игры».
Что представляет собой приказ о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности
Для своевременной переаттестации электротехнического персонала на предприятии требуется создать специализированную комиссию, которая будет проводить проверку знаний и присваивать группу допуска. Целесообразность создания и содержания комиссии зависит от рода деятельности предприятия, количества рабочих и наличия сотрудников, чья работа связана с ремонтом и обслуживанием электрооборудования.
Переаттестация рабочего персонала предприятия
В некоторых случаях вариантом более простым и менее длительным является использование специальных учебных учреждений, в которых смогут провести переаттестацию знаний персонала, работающего с электротехникой. Также можно воспользоваться услугами любого отделения Ростехнадзора.
Состав комиссии
Если возникла необходимость в проверке рабочих при помощи комиссии на самом предприятии, то согласно правилам ПТЭЭП в ее состав необходимо включить пять высококвалифицированных сотрудников предприятия.
Выбирать и назначать их должен руководитель организации. Среди их числа, как правило, находится председатель комиссии, который должен иметь группу по электробезопасности не меньше 5-ой для потребителей с электроустановками напряжением выше 1000 В, и 4-ую с электроустановками напряжением только до 1000 В.
На его место выбирается высококвалифицированный сотрудник организации. В большинстве случаев это ответственный за обслуживание электрохозяйства. Кроме того, у всех проверяющих должен быть высокий уровень знаний, опыт работы, а также наличие соответствующей группы. Членами комиссии должна быть пройдена аттестация в Ростехнадзоре.
Как составляется приказ
Существует единый образец приказа о создании аттестационной комиссии, которого придерживаются все предприятия в стране. Кроме правильного указания типа документа, следует соблюдать следующий порядок:
- Требуется обоснование создания аттестационной комиссии. Обычно для этого используется подходящий нормативный документ или оставляется ссылка на него.
- Кроме самого приказа, в документе должен указываться состав комиссии. Обычно эта информация размещается первым пунктом. Кроме имен и фамилий членов комитета, указываются их действующие должности, а также обозначаются назначенные председатель комиссии и его заместитель.
- Помимо основного текста приказа о создании комиссии, в данном типе документа можно добавить какие-либо указания к последующим действиям. Но не нужно описывать незначительные оперативные вопросы и информацию, которая не касается деятельности проверяющих лиц.
Чтобы легче было сформировать правильный приказ, необходимо тщательно ознакомиться с приведенным ниже примером, который является единым образцом для предприятий любого рода деятельности.
Образец приказа о назначении комиссии по проверке знаний правил электробезопасности
Не считая самого приказа о создании аттестующей группы, для нормального сотрудничества с комиссией, проходящие проверку знаний по электробезопасности, обязаны предоставить следующие документы:
- Документ, удостоверяющий личность. Обычно требуется паспорт, но при необходимости можно использовать другой документ.
- Если лицо, проходящее аттестацию, уже имеет определенную группу допуска по электробезопасности, необходимо предоставить выписку из протокола предыдущей проверки знаний или документ, в котором содержится отчетность работы комиссии учреждения.
- Копия приказа от управляющего предприятием или того, кто отвечает за электрохозяйство. В нем должны быть указаны Ф.И.О. рабочего, предшествующая группа электробезопасности, занимаемая должность.
Эмблема Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор)
Проведение аттестации, созданной приказом комиссией, возможно при условии, что минимум три члена проверяющей группы, среди которых должен находиться председатель, сами прошли специализированную проверку знаний.
Такое мероприятие проводится местными органами Ростехнадзора. Как правило, проверку проходить должен председатель комиссии и еще двое, имеющие любую должность в составе экзаменующей группы.
Ростехнадзор проводит обучение и аттестацию по электробезопасности на все виды допуска
Видео про охрану труда
Как осуществляется охрана труда на предприятии, рассказывает видео ниже.
Кроме составления приказа, три члена аттестующей группы должны пройти экзамен в Ростехнадзоре. Проводить такую проверку может комиссия во главе с государственным инспектором по энергетическому надзору. Данная процедура является обязательной и проводится регулярно. Она требует определенной оплаты, зависящей от типа аттестации и количества экзаменуемого персонала.
Первый инженерный транспортный вуз России
20 ноября 1809 г. манифестом Императора Александра I учрежден Институт Корпуса инженеров путей сообщения.
QS University Rankings
ПГУПС вошёл в рейтинг лучших вузов стран Восточной Европы и Центральной Азии QS EECA
Финансовая поддержка обучающихся
В ПГУПС созданы условия для финансового стимулирования и поддержки обучающихся.
Комплекс общежитий университета
ПГУПС обладает одним из самых больших комплексов общежитий среди университетов Санкт-Петербурга, который вмещает более 3300 проживающих.
Личный кабинет родителя
ПГУПС реализует уникальный проект по информированию родителей о ходе образовательного процесса обучающегося.
География присутствия ПГУПС
За 207 лет развития, университет сформировал сеть филиалов, которая действует более чем в 15 регионах России.
ПГУПС вошёл в рейтинг лучших вузов стран Восточной Европы и Центральной Азии QS EECA
Компания Quacquarelli Symonds (QS) обнародовала очередной рейтинг «QS University Rankings: Восточная Европа и Центральная Азия». В публикуемую часть пятого по счёту выпуска рейтинга вошли 300 лучших университетов региона из 26 стран.
Дни открытых дверей
Дополнительные знания — дополнительные возможности!
Финансовая поддержка обучающихся
Почему именно ПГУПС
- 208 лет образовательных традиций
- 80 образовательных программ
- 1429 бюджетных мест
- 2065 платных мест
- Центр города
- 8 общежитий более 3300 мест
- Тренажерный зал
- Плавательный бассейн
- Спортивные площадки
- Поликлиника
- Автошкола
- Геологическая база
- 1 000 000 000 р./год объем научных исследований
- 22 научных центра и лаборатории
- 9 испытательных центров и лабораторий
- 2 инновационных предприятия
- Повышенные стипендии
- Именные стипендии
- Целевые стипендии
- Конкурсы и гранты
- Студенческая наука
- 94% трудоустройства
- Центр планирования карьеры
- Авторские классы
- Практика на ведущих предприятиях
- 70 стран партнеров
- Европейское приложение к диплому
- Программы двойного диплома
- Зарубежные стажировки
- Обучение по обмену
- Воспитательная работа
- КВН высшая-лига
- 30 видов спорта
- Волонтерство
- Студенческие отряды
- Студенты из 43 стран мира
- Театральная студия
- Танцевальные курсы
- Хоровой ансамбль
- ИЗО студия
Как поступить в ПГУПС
Шаг 1: Ознакомиться с правилами приема и условиями обучения
Правила приема в ПГУПС устанавливаются университетом самостоятельно и урегулируют вопросы приёма (в том числе зачисления), не урегулированные законодательством об образовании.
Шаг 2: Выбрать направление подготовки
Университет, в соответствии с лицензией, осуществляет образовательную деятельность по образовательным программам среднего профессионального образования, программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре.
Роспотребнадзор
Роспотребнадзор
Поиск по документам
© Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Пермскому краю, 2006-2017 г.
При полном или частичном использовании материалов ссылка на пресс-службу Управления Роспотребнадзора по Пермскому краю (www.59.rospotrebnadzor.ru) обязательна.
Если Вы не нашли необходимую информацию, попробуйте зайти на старую версию сайта